יום אחד לכתוב. חצי שעה להראות להנהלה. אפס שקלים על רישיון לכל צופה.
ואז מישהו שואל מי בארגון רואה בדשבורד החדש את שורות השכר, ומסתבר שאין למי להפנות את השאלה.
השאלה אם כדאי להחליף את Power BI בדשבורד שנכתב בעזרת AI חוזרת עכשיו בכל מקום, והיא לגיטימית. בחלק מהמקרים התשובה היא כן. אבל היא כמעט תמיד נשאלת על הגרפים, והגרפים הם החלק הקל. הם גם החלק היחיד שרואים.
רגע, מה זה בכלל דשבורד שנכתב בעזרת AI
מתארים למודל שפה מה רוצים לראות, והוא מחזיר קוד של עמוד אינטרנט עם גרפים, מחובר לקובץ או לבסיס נתונים. מריצים את העמוד על שרת קטן ושולחים קישור לצוות.
בשפה של הקורא: אפליקציה קטנה שאתם הבעלים שלה, במקום דוח שיושב בתוך שירות מנוהל. וזה עובד. עמוד כזה נטען מהר, נראה בדיוק כמו שביקשתם, ואין בו רישיון לכל צופה.
ארבעה דברים שהשירות עשה בשבילכם בלי שביקשתם
הראשון הוא מי רואה אילו שורות. בדוח מנוהל, הסינון לפי משתמש אינו חלק מהמסך. לפי התיעוד של מיקרוסופט, הוא מוגדר בתוך המודל הסמנטי כתפקידים עם כללי סינון בשפת DAX, נשמר יחד עם המודל, ונאכף בשירות עצמו. מי שמפרסם את הדוח אינו יכול לעקוף אותו בדפדפן, כי הסינון קורה לפני שהנתונים יוצאים מהשרת.
בדשבורד שנכתב מאפס, מישהו צריך לכתוב את הזהות, את הסינון, ואת הבדיקה שהסינון באמת עבד. שלושת אלה, ולא רק הראשון.
השני הוא מה קורה לקובץ שיוצא החוצה. בעמוד תוויות הרגישות כתוב שכאשר נתונים מסומנים יוצאים מהשירות, בייצוא לאקסל, למצגת, לקובץ PDF או לקובץ pbix, התווית מוחלת על הקובץ המיוצא וההצפנה שלה מיושמת עליו. הקובץ ממשיך להיות מוגן גם אחרי שהוא עזב.
ובאותו עמוד כתוב גם מה לא. בייצוא לקובץ csv, או בכל נתיב ייצוא שאינו נתמך, לא מוחלת תווית ואין הצפנה. כלומר גם בדוח המנוהל שלכם יש דלת אחת שנשארת פתוחה, ובדשבורד עצמאי כל היציאות הן הדלת הזו.
השלישי הוא מי פתח ומה הוא הוריד. פעולות המשתמשים נרשמות ביומן ביקורת מרכזי, שנגיש מפורטל Purview. לפי התיעוד, הגישה אליו דורשת תפקיד ייעודי, וטווח החיפוש שנפתח כברירת מחדל הוא שבעת הימים האחרונים.
בדשבורד עצמאי, רישום כזה קיים רק אם מישהו בנה אותו במפורש, והוא כמעט אף פעם לא נבנה. זו לא רשלנות. פשוט אף אחד לא ביקש אותו בהדגמה.
הרביעי הוא מה יישבר כשמשנים את המקור. לפי התיעוד, לכל מרחב עבודה יש תצוגת שושלת אוטומטית, שמראה את הקשרים בין כל הפריטים במרחב ואת מקורות הנתונים החיצוניים צעד אחד למעלה. כדי לראות מה תלוי בפריט במרחבי עבודה אחרים פותחים ניתוח השפעה.
בדשבורד עצמאי, השושלת קיימת בראש של מי שכתב אותו. זה עובד מצוין עד היום שבו הוא בחופשה.
והחלק שגם הדוח המנוהל שלכם נכשל בו
עד כאן זה נשמע כמו טיעון בעד הפלטפורמה. הנה החלק שהופך אותו לבדיקה שלכם.
באותו עמוד תיעוד כתוב שסינון ברמת השורה מגביל נתונים רק עבור משתמשים בהרשאת צופה, ושהוא אינו חל על התפקידים מנהל, חבר ותורם במרחב העבודה. הסיבה פשוטה: לשלושת אלה יש הרשאת עריכה על המודל, ומי שיכול לערוך את כללי הסינון אינו מוגבל על ידם.
כלומר ייתכן מאוד שגם היום, בדוח המנוהל שאתם הכי סומכים עליו, חצי מהמחלקה רואה את כל השורות. לא בגלל באג, אלא בגלל שמישהו הוסיף אנשים למרחב העבודה כדי שיוכלו לערוך, ואף אחד לא חזר לבדוק.
וכדאי לדעת עוד דבר מאותו עמוד: הסינון הזה אינו מגביל עמודות. אם למשתמש יש גישה לשורה, הוא רואה את כל העמודות של אותה שורה. להגבלת עמודות יש מנגנון אחר.
לכו לפתוח את רשימת המשתמשים של מרחב העבודה, וספרו כמה מהם מוגדרים כצופים בלבד. זו בדיקה של שתי דקות, והיא לא דורשת שום החלטה על שום כלי.
מתי דשבורד שנכתב בעזרת AI הוא דווקא הבחירה הנכונה
להתעקש על פלטפורמה מנוהלת בכל מקרה זה בזבוז, ואני רואה גם את הצד הזה בארגונים.
בבדיקה חד פעמית. שאלה שנשאלת פעם אחת, נענית ונזרקת. שם אין מה לנהל.
באב טיפוס. להראות להנהלה איך ייראה הדוח לפני שמשקיעים בבנייה שלו כמו שצריך.
בנתונים שממילא פומביים. מחירון שפורסם, מדד שוק, נתונים שאין בהם שורה אחת שאסור לאיש לראות.
מה שנשאר בחוץ הוא כל דוח שיש בו שכר, לקוחות בשמם, תחזית שלא פורסמה, או מספר שמישהו חותם עליו.
ארבע שאלות לפני שמחליפים
כולן דורשות תשובה בכתב. שאלה שאין לה תשובה בכתב היא תשובה שלילית.
מי רואה אילו שורות, ואיפה זה כתוב. לא בעל פה, ולא בראש של מי שבנה.
מה קורה לקובץ שיוצא מהדוח החוצה. מרגע שירד, האם הוא עדיין מוגן במשהו.
איך יודעים מי פתח, מתי, ומה הוא הוריד. ואם התשובה היא שאין דרך, האם זה מקובל על מי שאחראי על המידע הזה.
מי מתחזק את זה בעוד שנה. לא מי כתב, אלא מי מתקן כשמקור הנתונים משנה שם של עמודה, ומי בכלל יודע שהדשבורד הזה קיים.
האחרונה מפילה את רוב המקרים שאני רואה.
ואם בכל זאת בונים
ארבע דרישות מינימום, לפני שהבנייה מתחילה. כניסה בחשבון הארגוני ולא בקישור עם סיסמה משותפת. סינון שיושב בשרת ולא בדפדפן, כי סינון שקורה אחרי שהנתונים כבר הגיעו למסך הוא קישוט, ומי שפותח את כלי הפיתוח רואה את השורות של כולם. רישום של מי נכנס ומה ייצא. ובעלים בשם של אדם, עם תאריך שבו הוא בודק את זה שוב.
הכלל
הגרפים הם עשרים האחוזים שרואים. ההחלטה היא על השמונים שלא רואים, ועל מי מחזיק אותם.
וכלל כללי יותר, שנכון גם מחוץ לדוחות. כשמחליפים מערכת שלמה ברכיב אחד ממנה, ההשוואה נעשית תמיד על הרכיב, כי הוא מה שאפשר להראות בהדגמה. מה שלא נראה על המסך נעלם בשקט, ומתגלה ביום שבו מישהו שואל שאלה שהמערכת הישנה ידעה לענות עליה.
והשאלה שנשארה פתוחה
נניח שהחלטתם נכון על הדוח הזה. נשארת שאלה גדולה יותר שהמאמר הזה אינו עונה עליה: מי בארגון מחליט, ולפי איזה סף, איזה דוח חייב לחיות בפלטפורמה מנוהלת ואיזה מותר שיחיה כקובץ או כעמוד.
במחלקות שאני נכנס אליהן אין לרוב מסמך אחד שאומר את זה, ולכן ההחלטה נופלת כל פעם מחדש על מי שבמקרה בנה.
את הדיון הזה אני מנהל בתוך מועדון The UNIQUE Way, ושם נמצאת גם ערכת ההחלטה המלאה: ארבע השאלות, הטבלה של מה עובר ומה נשאר מאחור, דרישת המינימום למי שבונה, וחמש השאלות לישיבה. ההצטרפות חינם.
