אותו שם. אותה אפליקציה. אותה תיבת טקסט לבנה עם הסמן המהבהב.
הדבקתם לתוכה את טבלת התקציב של הרבעון, ביקשתם סיכום לישיבה, וקיבלתם תשובה טובה. לא בדקתם באיזה חשבון הייתם מחוברים.
זו לא שאלה של זהירות מופרזת. מאז שמיקרוסופט שינתה את שמות המוצרים, שני שירותים שונים נקראים בדיוק Microsoft Copilot, והם חיים באותה אפליקציה. ההבדל ביניהם הוא החשבון שבפינה, והוא קובע איפה נשמר מה שהדבקתם ואילו התחייבויות חלות עליו.
מה השתנה בשמות
בראש עמודי הפרטיות של Copilot מופיעה היום הערה: Microsoft 365 Copilot נקרא עכשיו Microsoft Copilot, ו-Microsoft 365 Copilot Chat נקרא עכשיו Microsoft Copilot Chat.
הבעיה היא שהשם Microsoft Copilot כבר היה תפוס. זה גם שמו של השירות לשימוש אישי, זה שנכנסים אליו בחשבון מיקרוסופט פרטי. בעמוד הניהול של מיקרוסופט יש שתי רשימות של נקודות כניסה, אחת לעבודה ואחת לשימוש אישי, ואפליקציית Microsoft Copilot מופיעה בשתיהן.
כלומר אותה אפליקציה בדיוק, על אותו טלפון, נותנת לכם שירות ארגוני או שירות פרטי לפי החשבון שמחובר אליה. היא לא שואלת, והיא נראית אותו דבר בשני המצבים.
רגע, מה זה בכלל הגנת נתונים ארגונית
ב-Copilot בחשבון עבודה השיחה מכוסה בהתחייבות שמיקרוסופט קוראת לה הגנת נתונים ארגונית. בשפה פשוטה, מה שכתבתם מטופל באותם תנאים חוזיים שחלים על הדואר והקבצים של הארגון, ומיקרוסופט פועלת בו כמעבד נתונים עבורכם.
בעמוד הפרטיות של הצ'אט כתובים שלושה פרטים שכדאי לדעת. השיחות אינן משמשות לאימון מודלי הבסיס. קובץ שמעלים לשיחה נשמר ב-OneDrive של העבודה. והשאלה והתשובה נרשמות ונשמרות בתוך הארגון לצורכי ביקורת ואיתור מסמכים, בדיוק כמו מייל.
וההגנה הזו אינה עולה כסף. הצ'אט של העבודה כלול במנויי Microsoft 365 הארגוניים, ביניהם Business Basic, Business Premium, E3 ו-E5, בלי רישיון Copilot בתשלום.
ומה קורה בחשבון הפרטי
בחשבון הפרטי אתם בשירות לשימוש אישי. בתיעוד, הגנת הנתונים הארגונית מתוארת כמשהו שחל כשנכנסים בחשבון עבודה, והשיחה אינה נרשמת בשום מקום שהארגון שלכם יכול לראות.
בעמוד הפרטיות של Edge כתוב שהיסטוריית השיחות של השירות הזה נשמרת עד שמוחקים אותה, וזה חל גם על מי שנכנס דרך הכתובת copilot.microsoft.com.
אני לא טוען שקרה משהו לטבלה שלכם. אני טוען שהיא יושבת עכשיו בחשבון פרטי, מחוץ לכל כלל שהארגון שלכם קבע, ושאף אחד לא החליט על זה.
הבדיקה, והיא לוקחת דקה
הראשון הוא המגן. בתיעוד כתוב שהצ'אט מסמן שההגנה הארגונית חלה באמצעות מגן ירוק בראש הממשק, ליד כפתור השיחה החדשה. אין מגן, אין הגנה ארגונית.
השני הוא הכתובת. כניסת העבודה בדפדפן היא copilot.cloud.microsoft, ולא copilot.microsoft.com. הכתובות copilot.microsoft.com ו-bing.com/chat שייכות לרשימה של השימוש האישי.
השלישי הוא החשבון שבפינה. אם מחובר חשבון Outlook.com או Hotmail, אתם בשירות הפרטי, גם כשהמחשב שייך לעבודה. בדקו גם את הטלפון, כי שם קל לשכוח איזה חשבון חיברתם ביום שהתקנתם את האפליקציה.
הרביעי הוא הציטוטים. זה מביא אותי לחלק שרוב האנשים לא מכירים, גם מי שעובדים בחשבון הנכון.
מה יוצא מהשיחה גם בחשבון הנכון
כשהחיפוש ברשת פעיל, Copilot קורא את השאלה, מנסח ממנה כמה מילים, ושולח אותן לשירות החיפוש Bing כדי לבסס את התשובה על מידע עדכני.
השאלה המלאה לא נשלחת, קובץ שהעליתם לא נשלח, ומזהי המשתמש והארגון מוסרים. אבל בתיעוד כתוב במפורש שהסכם עיבוד הנתונים אינו חל על השאילתות האלה, ושבהן מיקרוסופט פועלת כבעלת השליטה בנתונים. תנאי המוצר מוסיפים התחייבויות משלהם: השאילתות אינן משמשות לאימון, אינן משותפות עם מפרסמים ומטופלות כמידע סודי. זה לא בהכרח גרוע, אבל זה לא אותו גבול.
והדוגמה שמיקרוסופט עצמה בחרה כדי להמחיש את זה היא כמעט מילה במילה שאלה של מחלקת כספים: אנחנו שוקלים רכישה אפשרית של Fabrikam, סכמו את המידע הכספי עליה. לפי הטבלה בתיעוד, יצאו לחיפוש שתי שאילתות, ובשתיהן שם החברה.
בעסקה שעדיין לא פורסמה, שם החברה הוא בדיוק המידע הרגיש.
הנוסח שנשלח אינו מוסתר. הוא מופיע בציטוטים של התשובה, וכתוב שהוא זמין בשיחה עשרים וארבע שעות. מי שלא פתח את הציטוטים באותו יום לא ימצא אותו שם.
איך עובדים עם זה בכל זאת
מיקרוסופט ממליצה לוודא שהעובדים נכנסים לצ'אט מהחשבון של העבודה, ומפנה את מנהלי המערכת למנגנון שחוסם כניסה בחשבון פרטי ולמדיניות שמנהלת את החיפוש ברשת. זה נכון, וזה לוקח זמן. בינתיים, כך אני עובד עם נתונים רגישים.
נכנסים רק דרך הכתובת של העבודה. שומרים את copilot.cloud.microsoft במועדפים, ומוחקים מהמועדפים כל כתובת אחרת של Copilot, כדי שמועדף ישן לא יוביל אתכם לשירות הלא נכון.
מחליפים את שם החברה בכינוי. חברת היעד, הספק הגדול, הלקוח מהצפון. שם שאינו מופיע בשאלה לא יכול להופיע בשאילתה שנגזרת ממנה. שימו לב שזה לא עוזר אם השם מופיע בקובץ שצירפתם, כי לפי התיעוד גם מקובץ שהועלה עשויות לצאת מילים לחיפוש.
מכבים את החיפוש ברשת כששואלים על עסקה. באפליקציה נכנסים להגדרות, להתאמה אישית ולמתקדם, ושם נמצא המתג. כשהוא כבוי, התשובה אינה נשענת על חיפוש ברשת, וההעדפה נשמרת בין שיחות ובין מכשירים.
בודקים את הציטוטים באותו יום. אחרי עשרים וארבע שעות כבר אין מה לבדוק.
ומי שכבר הדביק בחשבון הפרטי, מוחק. בלוח הפרטיות של חשבון מיקרוסופט נכנסים לגלישה וחיפוש, להיסטוריית הפעילות של Copilot, ומנקים הכל.
למחשוב נשארות שלוש בקשות: לחסום כניסה בחשבון פרטי לאפליקציות של הארגון, להחליט במדיניות מה קורה עם החיפוש ברשת, אפשר גם לקבוצה אחת בלבד, ולהצמיד את הצ'אט של העבודה כך שהוא הדבר הראשון שכל עובד רואה.
ולמי שאין רישיון בתשלום
בלי רישיון Copilot, הצ'אט בחשבון העבודה אינו רואה מעצמו את הקבצים והדואר של הארגון. זה בדיוק מה שמניע אנשים להדביק, ולפעמים להדביק במקום הלא נכון.
יש שתי דרכים נכונות יותר. להעלות את הקובץ לשיחה עצמה, ואז הוא נשמר ב-OneDrive של העבודה. או לשאול מתוך Outlook, כי לפי התיעוד הצ'אט שם מגיע לדואר, ללוח השנה, לפגישות ולמעגל מוגבל של קבצים, גם בלי רישיון בתשלום.
הכלל
השאלה אינה אם מותר להדביק נתונים ב-Copilot. השאלה היא לאיזה מהם.
וכלל שני, שנכון לכל כלי שמשנה שם. כשלשני דברים יש אותו שם, ההבדל עובר אל פרט קטן על המסך. במקרה הזה זה מגן ירוק וחשבון בפינה, ומי שלא יודע לחפש אותם לא יראה אותם.
והשאלה שנשארה פתוחה
נניח שכולם במחלקה נכנסים בחשבון העבודה, שהמגן דולק, ושהחיפוש ברשת כבוי בשיחות על עסקאות. עדיין נשארת שאלה שהמאמר הזה אינו עונה עליה: מה בדיוק מותר להכניס לשיחה, ומי מחליט.
רשימת לקוחות, שכר של עובד, תחזית שלא פורסמה ודוח מבוקר אינם אותה רמת רגישות. במחלקות שאני נכנס אליהן אין לרוב מסמך אחד שאומר מה מהם עובר ומה לא.
את הדיון הזה אני מנהל בתוך מועדון The UNIQUE Way, ושם נמצאת גם ערכת הכניסה הנכונה המלאה: בדיקת הדקה, טבלה של מה מדביקים ואיפה, ההגדרות לכל עובד, והמכתב למחשוב עם שלוש הבקשות. ההצטרפות חינם.
