לפני שבוע ישבתי בישיבת הנהלה קטנה. על המסך הגדול היה דוח הכנסות, ולידי ישב בקר עם מחשב נייד פתוח על אותו דוח בדיוק.
הוא אמר מספר. המסך אמר מספר אחר.
הפרש של קצת יותר מארבעה אחוזים, על אותו דוח, באותה שנייה, בשני מסכים בחדר אחד.
בדקנו את הרענון קודם, כי זה החשד הראשון של כולם. הרענון היה תקין ומאותו בוקר.
הבעיה לא הייתה בנתונים. היא הייתה בחלון. בחותך התאריך שלו היה מסומן הרבעון הקודם, ובחותך שעל המסך הגדול היה מסומן החודש. אף אחד מהם לא בחר את זה באותה ישיבה.
רגע, מה זה בכלל חותך
חותך הוא הרשימה או הכפתור שיושבים על עמוד הדוח ומסננים את כל שאר התצוגות שעליו. בדוח כספי זה כמעט תמיד חותך תאריך: חודש, רבעון או טווח בין שני תאריכים.
הוא נראה כמו חלק מהעיצוב, ולכן קל לשכוח שהוא מחזיק מצב. המצב הזה הוא כל הסיפור כאן.
מסננים נשמרים ב-Power BI, וההגדרה פעילה כברירת מחדל
בעמוד פתרון התקלות בוויזואלים כתוב שלדוחות יש הגדרה שמאפשרת לשמור אוטומטית את בחירות החותכים והמסננים של המשתמש ולהחיל אותן מחדש כשהוא חוזר לצפות בדוח מאוחר יותר. כתוב שם שההגדרה הזו פעילה כברירת מחדל, ושהיא יכולה להוביל לחוויות שונות למשתמשים שונים.
זה כל ההסבר. הבקר סימן רבעון קודם באיזשהו יום בחודש שעבר וסגר את הדפדפן. מאז הדוח נפתח אצלו על הרבעון הקודם בכל בוקר, בלי לומר לו דבר.
באותו עמוד כתוב גם מה עושים. בהגדרות הדוח יש אפשרות שאינה מאפשרת למשתמש קצה לשמור מסננים על הדוח הזה, וכתוב שם שהיא שומרת על תצורת המסננים המקורית כפי שהמחבר פרסם אותה. לצופה תמיד נשאר כפתור איפוס שמחזיר אותו למצב הזה.
והמצב שפרסמתם הוא מה שכולם מקבלים
יש כאן חצי שני, והוא נופל על מי שבנה את הדוח ולא על מי שצופה בו.
באותו עמוד תיעוד ההמלצה מפורשת: לנקות את בחירת החותך ואז לשמור לפני הפרסום, במיוחד בחותכי טווח. כתוב שם שחותכי טווח תאריכים עובדים הכי טוב כשהם מתחילים במצב נקי, ושמחברים צריכים להימנע מפרסום דוח עם בחירות שמורות שאינן מתאימות לכל קורא.
כלומר מה שהיה מסומן על המסך שלכם ברגע שלחצתם שמירה הוא מה שהמחלקה תראה. בדקו את זה במסך אחר, ולא באותו מסך שבניתם עליו.
ולמה גם החותך היחסי אינו פתרון אוטומטי
התשובה המתבקשת היא לוותר על טווח קבוע ולעבור לתאריך יחסי, שיתגלגל קדימה לבד. זה נכון, ויש בו שלושה פרטים שכדאי לדעת מראש.
הראשון הוא סוג העמודה. בתיעוד כתוב שהעמודה שמשמשת בחותך חייבת להיות מסוג תאריך, ושהיררכיית התאריך האוטומטית אינה נתמכת שם ויש להשתמש בעמודת התאריך עצמה. מי שמחפש את האפשרות ואינו מוצא אותה כמעט תמיד גרר את ההיררכיה במקום את העמודה.
השני הוא השעון. באותו עמוד כתוב שכשהדוח מפורסם, האפשרויות היחסיות בחותך ובמסנן מבוססות תמיד על הזמן האוניברסלי, ושעמודות תאריך אינן נושאות מידע על אזור זמן כלל. בישראל ההפרש הוא שעתיים בחורף ושלוש בקיץ.
בפועל זה אומר שדוח שנפתח בשעות הראשונות של הראשון בחודש עדיין סופר את החודש הקודם. מי שפותח את הדוח בשמונה בבוקר לא ירגיש בזה לעולם, ומי שנשאר לסגור חודש אחרי חצות כן.
השלישי הוא נקודת העיגון. בבורר התאריכים אפשר לעגן את הטווח היחסי לשלוש נקודות: היום, התאריך הראשון בעמודה או התאריך האחרון בעמודה. אפשר גם להוסיף היסט של מספר תקופות. ברירת המחדל היא היום, ולכן דוח שהנתונים בו נטענים בפיגור נפתח על חלון שאין בו עדיין שורות. עיגון לתאריך האחרון בעמודה עוקב אחרי הנתונים עצמם ולא אחרי השעון.
ופרט אחד שדווקא מסתדר לנו. בתיעוד כתוב שאפשרויות השבוע היחסי מניחות ששבוע מתחיל ביום ראשון, ושאין אפשרות לשנות את יום ההתחלה. ברוב העולם זו מגבלה. אצלנו זה פשוט השבוע.
מה החותך אינו מספר
יש עוד שורה אחת בתיעוד שכדאי לקרוא לאט. כתוב שם שהחותך מציג מחדש את הבחירה כטווח התאריכים שהיא מייצגת, בלי לציין אילו תאריכים סוננו בפועל בנתונים.
כלומר החותך מתאר את עצמו, ולא את התוצאה. הוא יאמר שנבחר החודש הזה גם כשבנתונים יש בו שלושה ימים בלבד.
לכן החלק האחרון של התיקון הוא כרטיס אחד על העמוד, שכתובים בו התאריך הראשון והתאריך האחרון שנכללו בחישוב בפועל. שורה אחת. מי שמסתכל על סכום רואה מיד על איזה חלון הוא נאמר.
הכלל
דוח שאין לו מצב פתיחה מוגדר אינו דוח אחד. הוא דוח אחד לכל קורא.
וכלל שני, שנוגע לכל כלי שמאפשר לקורא להתאים לעצמו את התצוגה. נוחות שנשמרת בשקט הופכת להנחה, וההנחה מתגלה רק כשמישהו אומר מספר בקול.
והשאלה שנשארה פתוחה
נניח שההגדרה כבויה, שהחותך פורסם נקי, ושהכרטיס מציג את החלון בפועל. עדיין נשארת השאלה שהמאמר הזה אינו עונה עליה: מי מחליט מה החלון הנכון.
חודש קלנדרי, שנים עשר חודשים אחרונים או מתחילת השנה אינם אותה שאלה, ובמחלקות שאני נכנס אליהן שלושתם מופיעים באותו דוח בלי שאיש הכריע ביניהם.
את הדיון הזה אני מנהל בתוך מועדון The UNIQUE Way, ושם נמצאת גם ערכת מצב הפתיחה המלאה: טבלת המיפוי של הדוחות והחותכים שלהם, חמש הבדיקות לפני פרסום, מלכודת גבול החודש והבדיקה החודשית בעשר דקות. ההצטרפות חינם.
