האם ה-Skills החדשים של Excel עומדים להחליף את VBA?

תארו לעצמכם שתוכלו לקחת תהליך שחוזר אצלכם בכל שבוע או חודש, להסביר לאקסל מה אתם רוצים שיקרה, ולשמור את ההוראות כך שבפעם הבאה הוא כבר ידע כיצד לבצע את העבודה.

בלי להתחיל בכל פעם מחדש.

בלי להעתיק פרומפטים ארוכים.

ובחלק מהמקרים, גם בלי לדעת לכתוב קוד.

זה בדיוק הרעיון שמאחורי ה-Skills החדשים שנכנסים ל-Excel.

היכולת עדיין נמצאת בשלבי בטא והפצה, אבל כבר עכשיו אפשר להבין שמדובר בשינוי משמעותי בדרך שבה ניצור אוטומציות, דוחות ותהליכי עבודה באקסל.

השאלה הגדולה כבר אינה רק:

האם ה-Skills יחליפו את ה-VBA?

השאלה המעניינת באמת היא:

האם כל משתמש שמכיר היטב את העבודה שלו יוכל מעכשיו להפוך את הידע שלו לאוטומציה?

במאמר הזה נבין מהו VBA, מהו Skill, מה ההבדל ביניהם, מה כל אחד מהם יודע לעשות, ומתי נכון להשתמש בכל אחד.

ובהמשך, בתוך המועדון המקצועי שלי, The UNIQUE Way, אני גם אראה בצורה מעשית כיצד בונים Skill באקסל, איך מנסחים לו הוראות ואיך הופכים תהליך עבודה אמיתי לכישור שאפשר להפעיל שוב ושוב.

במשך שנים, בכל פעם שמישהו רצה לגרום ל-Excel לבצע תהליך שלם באופן אוטומטי, התשובה הייתה כמעט תמיד אחת:

צריך מאקרו.

במקרים פשוטים היה אפשר להקליט כמה פעולות. במקרים מורכבים יותר היה צריך להיכנס לעורך ה-VBA, לכתוב קוד, לבדוק אותו, לתקן שגיאות ולוודא שהוא עובד גם כאשר מבנה הקובץ קצת משתנה.

עכשיו נכנס לתמונה כלי חדש בשם Skills, או בעברית כישורים, והוא מעורר שאלה מוצדקת:

האם כל מה שבנינו במשך שנים באמצעות VBA עומד להפוך למיותר?

התשובה היא לא.

אבל זה גם לא אומר שאפשר להתעלם ממה שקורה.

ה-Skills החדשים משנים את הדרך שבה נחשוב על אוטומציה ב-Excel. הם לא בהכרח מחליפים את VBA, אבל הם כן מאפשרים לבצע חלק מהמשימות שבעבר דרשו כתיבת קוד בדרך פשוטה ונגישה הרבה יותר.

כדי להבין מה באמת משתנה, צריך קודם להבין מהו VBA, מהו Skill, ואיזה סוג של בעיות כל אחד מהם יודע לפתור.

מה זה בכלל VBA?

VBA הם ראשי התיבות של Visual Basic for Applications.

זוהי שפת תכנות שנמצאת בתוך תוכנות Office כבר עשרות שנים. באמצעותה אפשר לכתוב הוראות שמורות ל-Excel מה בדיוק לבצע.

לדוגמה:

לעבור על כל השורות בטבלה
למחוק שורות ריקות
להעתיק נתונים מגיליון אחד לאחר
ליצור גיליון חדש לכל מחלקה
לשמור כל גיליון כקובץ נפרד
לשלוח את הקבצים במייל
להציג טופס להזנת נתונים
לבדוק אילו שדות חסרים
להפעיל תהליך כאשר המשתמש לוחץ על כפתור
להגיב אוטומטית כאשר ערך בתא משתנה

כאשר אנחנו כותבים VBA, אנחנו נותנים למחשב הוראות מדויקות מאוד.

אפשר לחשוב על זה כמו על מתכון שלא משאיר מקום לפרשנות:

קח את הערך מתא A2, בדוק אם הוא גדול מאפס, העתק אותו לתא D2, צבע את השורה בירוק ועבור לשורה הבאה.

המחשב לא צריך להבין למה אנחנו עושים את זה. הוא פשוט מבצע את הקוד שכתבנו.

למה VBA היה ועדיין כל כך שימושי?

היתרון הגדול ביותר של VBA הוא השליטה.

אפשר להחליט בדיוק מה יקרה, באיזה סדר, באילו תנאים ומה לעשות במקרה שמשהו משתבש.

נניח שבניתם קובץ שמקבל נתונים מעשרות סניפים. בלחיצה על כפתור הקובץ:

מייבא את הנתונים.
בודק שהכותרות תקינות.
מסמן שורות שבהן חסר מספר לקוח.
מפצל את הנתונים לפי מנהל אזור.
יוצר קובץ נפרד לכל מנהל.
פותח הודעת Outlook.
מצרף את הקובץ המתאים.
שולח את ההודעה לרשימת הנמענים.

זה כבר לא רק "לעשות משהו באקסל". זה תהליך עסקי שלם.

VBA יודע לעבוד עם Excel, אבל גם להתחבר לתוכנות נוספות במחשב כמו Word ו-Outlook, לגשת לתיקיות, לפתוח קבצים, לשנות שמות ולבצע פעולות שמתרחשות מחוץ לגיליון עצמו.

VBA גם יכול להגיב לאירועים.

לדוגמה:

הקובץ נפתח
המשתמש שינה תא
המשתמש עבר לגיליון אחר
הקובץ עומד להיסגר
נוספה שורה חדשה לטבלה

במצבים כאלה הקוד יכול לפעול בלי שהמשתמש יצטרך לבקש ממנו לעשות זאת.

לפי התיעוד של מיקרוסופט, VBA עדיין מספק כיסוי רחב יותר של יכולות Excel בגרסת שולחן העבודה. הוא גם יכול לעבוד עם טכנולוגיות מקומיות במחשב ועם יישומי Office נוספים.

אז מה הבעיה עם VBA?

VBA הוא כלי חזק מאוד, אבל יש לו מחיר.

ראשית, צריך לדעת לכתוב קוד או לפחות לדעת לתחזק קוד שמישהו אחר כתב.

קוד VBA יכול לעבוד מצוין במשך שנים, ואז להפסיק לעבוד בגלל שינוי קטן בשם של גיליון, מיקום של עמודה, כתובת של תיקייה או גרסה חדשה של מערכת אחרת.

בעיה נוספת היא שקבצים עם מאקרו נשמרים בדרך כלל בפורמט XLSM. בארגונים רבים יש מגבלות אבטחה על קבצים כאלה, ולעיתים המאקרו חסום או דורש אישור מיוחד.

גם שיתוף הקובץ אינו תמיד פשוט. מאקרו שעובד במחשב של אדם אחד עלול לא לעבוד במחשב אחר, משום שנתיב התיקייה שונה, Outlook מוגדר אחרת או שחסרה הרשאה כלשהי.

בנוסף, VBA מיועד בעיקר לעבודה בגרסת שולחן העבודה של Excel. הוא אינו פועל ב-Excel בדפדפן.

כל זה לא הופך אותו לכלי ישן או מיותר. זה רק אומר שצריך לבחור אותו כאשר הוא באמת מתאים למשימה.

מהו Skill בתוך Excel?

Skill הוא דרך לתת ל-Copilot אוסף קבוע של הוראות לביצוע משימה חוזרת.

במקום לכתוב בכל פעם פרומפט ארוך שמסביר ל-Copilot כיצד לעבוד, שומרים את ההוראות בתוך Skill.

לדוגמה, נניח שבכל חודש מגיע אליכם דוח מכירות חדש.

בכל פעם אתם מבקשים מ-Copilot:

להסיר שורות ריקות
לתקן את סוגי הנתונים
להוסיף עמודת רווח
לחשב שינוי מול החודש הקודם
ליצור PivotTable לפי אזור
ליצור גרף
לסמן חריגות
להכין סיכום קצר להנהלה

אפשר לכתוב את כל ההוראות האלה מחדש בכל חודש.

אבל אפשר גם להפוך אותן ל-Skill בשם, למשל:

monthly-sales-report

בפעם הבאה אפשר להפעיל את ה-Skill מתוך Copilot, והוא יקבל את כל ההוראות ששמרנו עבורו.

מיקרוסופט מגדירה Skill כאוסף מידע והוראות שעוזר ל-Copilot להשלים משימות חוזרות. אפשר להשתמש ב-Skills שמיקרוסופט מספקת או ליצור Skills מותאמים אישית.

איך Skill בנוי?

Skill מותאם אישית נשמר בתיקייה ב-OneDrive.

בתוך התיקייה נמצא קובץ בשם:

SKILL.md

זהו למעשה קובץ טקסט פשוט שכתוב בפורמט Markdown.

בתחילת הקובץ מגדירים את שם ה-Skill ותיאור קצר שמסביר ל-Copilot מתי להשתמש בו.

בהמשך כותבים את ההוראות עצמן.

לדוגמה:

---
name: monthly-sales-report
description: השתמש בכישור הזה כאשר אני מבקש להכין דוח מכירות חודשי.
---

כאשר מתקבל קובץ מכירות:

1. בדוק שהטבלה כוללת תאריך, לקוח, אזור, הכנסות ועלות.
2. אל תמחק שורות לפני שהצגת למשתמש מה נמצא.
3. הוסף עמודת רווח.
4. הוסף עמודת אחוז רווח.
5. צור PivotTable לפי אזור ומנהל.
6. סמן באדום אזורים שבהם הרווח ירד ביותר מעשרה אחוזים.
7. צור דף סיכום הכולל שלוש תובנות מרכזיות.

אין כאן קוד VBA.

אין לולאות, משתנים או פקודות תכנות.

יש הוראות בשפה רגילה שמסבירות ל-Copilot כיצד לבצע את העבודה.

מיקרוסופט מציינת שכל Skill צריך להישמר בתיקייה נפרדת ולהכיל קובץ SKILL.md. הקובץ כולל חלק של שם ותיאור וחלק נוסף שבו נכתבות ההוראות לביצוע המשימה.

מה ההבדל בין Skill לפרומפט רגיל?

פרומפט הוא בקשה שאנחנו כותבים עכשיו.

Skill הוא דרך עבודה שאנחנו רוצים לשמור ולהשתמש בה שוב.

נניח שכתבתם ל-Copilot:

"צור לי דוח שמציג את המכירות לפי אזור".

זו בקשה חד-פעמית.

אבל מה קורה כאשר בארגון שלכם יש דרך קבועה לבנות דוח כזה?

אולי צריך להשתמש בצבעים מסוימים. אולי אסור להציג לקוחות שהמחזור שלהם נמוך מסכום מסוים. אולי צריך לחשב רווחיות לפי נוסחה מיוחדת. אולי כל גרף חייב להציג גם את החודש הקודם.

במקום להקליד את כל הדרישות בכל פעם מחדש, אפשר להכניס אותן ל-Skill.

כך אנחנו לא רק אומרים ל-Copilot מה לעשות. אנחנו מלמדים אותו איך אנחנו רוצים שהעבודה תתבצע.

איפה Skills יכולים להיות שימושיים?

Skills מתאימים במיוחד למשימות שחוזרות על עצמן, אבל אינן תמיד זהות לחלוטין.

לדוגמה:

הכנת דוח חודשי

הנתונים משתנים בכל חודש, אבל המבנה הכללי של העבודה נשאר דומה.

ניתוח תקציב מול ביצוע

ה-Skill יכול להגדיר אילו סטיות לבדוק, איך לחשב אותן, איזה סף נחשב חריג ואיך להציג את המסקנות.

ניקוי קובץ שהתקבל ממערכת אחרת

אפשר להגדיר ל-Copilot כיצד לטפל בשורות ריקות, תאריכים, מספרים שנשמרו כטקסט, כותרות כפולות וערכים חסרים.

בניית מודל פיננסי

אפשר להגדיר את מבנה הגיליונות, שמות הסעיפים, סוגי הנוסחאות, הצבעים והבדיקות הנדרשות.

הכנת קובץ להנהלה

ה-Skill יכול להגדיר כיצד להפוך טבלת נתונים גדולה לדף קצר שכולל מדדים, גרפים ותובנות.

מיקרוסופט מציגה דוגמאות כמו סגירת חודש, עדכון מודל דיווח חודשי, ניתוח סטיות ובניית מודל DCF.

למה Skills כל כך מעניינים?

היתרון הראשון הוא נגישות.

משתמש לא חייב להיות מתכנת כדי לתאר תהליך עבודה.

אדם שמכיר היטב את העבודה שלו יכול להסביר:

אילו נתונים הוא מקבל
מה צריך לבדוק
מה צריך לחשב
אילו חריגות חשובות
איך התוצאה צריכה להיראות

בעבר, אותו אדם היה צריך להעביר את הדרישות למפתח VBA.

עכשיו הוא יכול להתחיל לבנות חלק מהפתרון בעצמו.

היתרון השני הוא גמישות.

קוד VBA בדרך כלל מצפה למבנה מסוים. אם העמודה עברה ממקום אחד לאחר, אם נוסף גיליון או אם שם הכותרת השתנה, הקוד עלול להיכשל.

Skill יכול להיות גמיש יותר, מפני שהוא מאפשר ל-Copilot להבין את ההקשר ולא רק לעבוד לפי כתובות קבועות של תאים.

היתרון השלישי הוא שימוש חוזר.

במקום לשמור פרומפט במסמך Word, לחפש אותו ולהעתיק אותו בכל פעם, ה-Skill מופיע בתוך רשימת ה-Skills של Copilot ואפשר להפעיל אותו גם באמצעות אזכור עם הסימן @.

האם Skill הוא באמת אוטומציה?

כן, אבל הוא סוג אחר של אוטומציה.

VBA הוא אוטומציה המבוססת על קוד.

Skill הוא אוטומציה המבוססת על הוראות, הקשר ושיקול דעת של מודל AI.

וזה הבדל שחשוב להבין.

כאשר VBA מקבל הוראה לעבור על שורות 2 עד 500 ולמחוק כל שורה שבה עמודה C ריקה, הוא מבצע בדיוק את הפעולה הזאת.

כאשר Skill אומר ל-Copilot "נקה את הנתונים", Copilot צריך לפרש מה נחשב לנתון לא תקין.

לפעמים הגמישות הזו היא יתרון גדול.

לפעמים היא גם סיכון.

לכן Skill טוב צריך להיות הרבה יותר מפורט מהוראה כללית כמו:

"תסדר לי את הקובץ".

צריך להגדיר:

מה מותר לשנות
מה אסור למחוק
אילו בדיקות לבצע
מה לעשות במקרה שחסרה עמודה
כיצד לטפל בערכים חריגים
מתי לעצור ולשאול את המשתמש
איך להציג את התוצאה
אילו נתונים חייבים להישאר ניתנים לבדיקה

ככל שההוראות טובות יותר, כך גדל הסיכוי לקבל תוצאה עקבית ואמינה יותר.

האם כל אחד יוכל ליצור לעצמו אוטומציה?

יותר אנשים יוכלו ליצור אוטומציות, אבל לא כל אדם יוכל ליצור אוטומציה טובה רק מפני שיש לו Copilot.

החלק הקשה באוטומציה מעולם לא היה רק הקוד.

החלק הקשה הוא להבין את התהליך.

צריך לדעת מהי נקודת ההתחלה, מהי התוצאה, אילו מצבים חריגים יכולים להתרחש, מה עושים כאשר הנתונים חסרים ואיך בודקים שהפלט נכון.

משתמש שמכיר לעומק את העבודה שלו נמצא בעמדה מצוינת ליצור Skill.

אבל אם התהליך עצמו אינו ברור, ה-Skill לא יפתור את הבעיה. הוא פשוט יבצע בצורה מהירה יותר הוראות שאינן מספיק טובות.

אפשר לומר שהמחסום עובר מקום.

בעבר המחסום היה כתיבת הקוד.

עכשיו המחסום יהיה היכולת להגדיר תהליך בצורה ברורה.

מתי VBA עדיין עדיף?

VBA עדיין עדיף כאשר נדרשת פעולה קבועה, מדויקת וצפויה.

לדוגמה:

כאשר הפעולה צריכה להתרחש אוטומטית

אם צריך להפעיל קוד ברגע שהקובץ נפתח או כאשר המשתמש משנה תא, VBA מתאים מאוד.

Skills מופעלים מתוך Copilot. הם אינם תחליף מלא לאירועים כמו Workbook_Open או Worksheet_Change.

כאשר עובדים עם המחשב עצמו

אם צריך לגשת לתיקיות, לשנות שמות של קבצים, לפתוח Word, לשלוח הודעות דרך Outlook או לעבוד מול מערכת מקומית, VBA עדיין מספק יכולות רחבות מאוד.

כאשר אסור שהתוצאה תשתנה

בתהליך כמו הפקת חשבוניות, חישוב תשלומים או יצירת קובץ למערכת בנקאית, אנחנו בדרך כלל לא רוצים שהמערכת "תפרש" את הבקשה בצורה מעט שונה בכל פעם.

אנחנו רוצים קוד שמבצע בדיוק את אותה פעולה.

כאשר אין Copilot או חיבור מתאים

VBA מובנה בגרסת שולחן העבודה של Excel ואינו דורש רישיון Copilot.

השימוש ב-Skills תלוי בזמינות Copilot, ברישיון, בהגדרות הארגון ובשלב ההפצה של התכונה. מיקרוסופט מציינת שייתכן ש-Copilot לא יהיה זמין בגלל סוג המנוי או הגדרות הארגון.

כאשר כבר קיימת מערכת שעובדת

ארגונים משתמשים עד היום בקבצי VBA שנבנו במשך שנים.

אם המערכת עובדת, יציבה ומספקת את התוצאה הנדרשת, אין סיבה למהר ולזרוק אותה רק משום שנכנסה טכנולוגיה חדשה.

מתי Skill יהיה עדיף?

Skill יהיה בחירה טובה כאשר:

התהליך חוזר על עצמו, אבל הנתונים משתנים
צריך להפעיל שיקול דעת על הנתונים
המשתמש רוצה לעבוד בשפה טבעית
חשוב לשמור שיטת עבודה קבועה
אין צורך בשליטה במחשב או בתוכנות אחרות
רוצים לאפשר לעובדים נוספים להשתמש באותו תהליך
רוצים לעדכן את ההוראות בלי לשנות קוד
המטרה היא ניתוח, בניית דוח, עיצוב או הסקת תובנות

לדוגמה, Skill יכול להיות מצוין לניתוח סטיות בתקציב.

במקום לקבוע בקוד בדיוק באיזה תא נמצאת כל סטייה, אפשר להגדיר ל-Copilot מהי סטייה מהותית, אילו קטגוריות לבדוק ואיך להסביר את הסיבות האפשריות.

האם אפשר לשלב VBA ו-Skills?

בהחלט.

למעשה, זה כנראה יהיה אחד השימושים המעניינים ביותר.

VBA יכול להכין את הנתונים בצורה מסודרת וצפויה.

לאחר מכן Skill יכול לנתח את הנתונים, לזהות חריגות ולהכין סיכום מילולי.

לדוגמה:

VBA מייבא קבצים מתיקייה.
VBA מאחד אותם לטבלה אחת.
Power Query מנקה ומעצב את הנתונים.
Skill מנתח את השינויים.
Copilot יוצר PivotTables, גרפים וסיכום.
אדם מקצועי עובר על התוצאה ומאשר אותה.

במקום לשאול איזה כלי יחליף את האחר, נכון יותר לשאול:

איזה כלי מתאים לכל חלק בתהליך?

ומה לגבי Office Scripts ו-Power Automate?

גם הם חלק מהתמונה.

Office Scripts מאפשרים להקליט ולכתוב פעולות שחוזרות על עצמן ב-Excel. בניגוד ל-VBA, הם מתוכננים לעבודה בענן ובפלטפורמות שונות.

אפשר גם לחבר Office Script ל-Power Automate ולהפעיל אותו לפי לוח זמנים או אירוע, אפילו בלי לפתוח את קובץ Excel.

מיקרוסופט מסבירה ש-VBA מיועד בעיקר לפתרונות שולחניים, בעוד Office Scripts מיועדים לפתרונות מאובטחים יותר, מבוססי ענן וחוצי פלטפורמות. Office Scripts יכולים לפעול באמצעות Power Automate, בעוד VBA אינו כולל חיבור ישיר כזה.

לכן מפת הכלים החדשה נראית בערך כך:

Power Query להכנה וניקוי של נתונים
VBA לאוטומציה מקומית, אירועים, טפסים ושליטה ביישומי Office
Office Scripts לאוטומציות Excel בענן
Power Automate להפעלת תהליכים בין מערכות
Skills לשמירת שיטות עבודה והנחיות עבור Copilot
Copilot לניתוח, בנייה, עריכה והבנת הנתונים

האם VBA הולך להיעלם?

אין כרגע סיבה לחשוב ש-VBA עומד להיעלם בזמן הקרוב.

מיקרוסופט עדיין מתעדת אותו, תומכת בו ומציגה אותו ככלי האוטומציה הרחב יותר עבור Excel בגרסת שולחן העבודה.

עם זאת, חלק מהמאקרואים הפשוטים שאנשים כתבו בעבר אכן עשויים להפוך לפחות נחוצים.

אם כל מה שהמאקרו עושה הוא לעצב טבלה, להוסיף נוסחאות, ליצור PivotTable ולבנות גרף, ייתכן שבעתיד יהיה פשוט יותר לבקש זאת מ-Copilot באמצעות Skill.

אבל כאשר מדובר במערכת מורכבת, עם טפסים, אירועים, חיבור לתיקיות, בדיקות, הרשאות ותהליך שחייב לפעול בצורה זהה בכל פעם, VBA עדיין יהיה רלוונטי מאוד.

מה באמת עומד להשתנות?

אנשי Excel לא יפסיקו לבנות אוטומציות.

הם פשוט יבנו אותן בדרך אחרת.

פחות זמן יוקדש לכתיבת קוד עבור פעולות פשוטות, ויותר זמן יוקדש להגדרת תהליכים, בדיקות, כללים וחריגים.

הידע החשוב ביותר לא יהיה רק כיצד לכתוב לולאה ב-VBA.

הידע החשוב יהיה:

להבין את התהליך העסקי
לדעת אילו נתונים דרושים
לזהות סיכונים
להגדיר תוצאה נכונה
לבחור את הכלי המתאים
לבדוק את מה שה-AI ביצע

מי שמכיר Excel רק כאוסף של לחצנים יתקשה לנצל את היכולות החדשות.

מי שמכיר גם את העבודה שמאחורי הקובץ, יוכל להפוך את ה-Skills למכפיל כוח משמעותי.

חשוב לדעת: היכולת עדיין מופצת בהדרגה

ה-Skills המובנים של Copilot כבר זמינים ללקוחות מתאימים, אבל היכולת ליצור Skills מותאמים אישית יצאה תחילה דרך ערוץ Microsoft 365 Insiders ונמצאת בהפצה ל-Excel בדפדפן, ב-Windows וב-Mac. לכן ייתכן שהאפשרות עדיין לא מופיעה בכל חשבון.

בנוסף, הזמינות תלויה ברישיון Microsoft 365 Copilot ובהגדרות שהארגון מאפשר.

לכן, כאשר מישהו מציג סרטון שבו האפשרות מופיעה אצלו, זה עדיין לא אומר שהיא תופיע באותו רגע גם אצל כל המשתמשים האחרים.

השורה התחתונה

Skills לא עומדים לחסל את VBA.

הם כן עומדים לצמצם את הצורך לכתוב VBA עבור חלק מהמשימות הפשוטות והחוזרות.

VBA מתאים כאשר אנחנו צריכים שליטה מדויקת, אירועים, עבודה עם המחשב ותוצאה קבועה.

Skill מתאים כאשר אנחנו רוצים ללמד את Copilot שיטת עבודה, לשמור הוראות חוזרות ולאפשר לו להתאים את הפעולות למידע שנמצא מולו.

מי שידע להשתמש רק ב-VBA עדיין יוכל לבנות פתרונות חזקים.

מי שידע להשתמש רק ב-Skills יוכל לבצע דברים שבעבר לא היה מסוגל לבצע בעצמו.

אבל מי שידע לחבר בין Excel, תהליכים עסקיים, VBA, Power Query, Office Scripts, Copilot ו-Skills, יהיה האדם שיוכל לבנות את פתרונות האוטומציה הטובים ביותר של השנים הקרובות.