מאת: Shlomi Postelnik

אחרי שלמדנו איך לשלוח הצעת מחיר בודדת בלחיצת כפתור, הגיע הזמן לעבור לשלב הבא: אוטומציה בקנה מידה רחב.

דמיינו שאתם צריכים לשלוח הצעות מחיר, דוחות חודשיים או סטטוס חשבון ל-50 לקוחות שונים. במקום לעשות זאת אחד-אחד, נלמד היום איך ליצור לולאה חכמה ב-Office Scripts שתעבור על רשימת תפוצה, תעדכן את הנתונים בגיליון עבור כל לקוח בנפרד, ותשלח לכל אחד מייל אישי, מעוצב ומדויק – והכל בריצה אחת.

למה זה הפתרון המושלם לדיוור עסקי?

רוב מערכות הדיוור ההמוני יודעות לשתול טקסט פשוט (כמו שם הלקוח). אבל הכוח האמיתי של אקסל הוא היכולת לשלוח ללקוח נתונים ויזואליים שרלוונטיים רק לו. הסקריפט שלנו יודע "להשתיל" את נתוני הלקוח בתוך התבנית שבניתם, לתת לנוסחאות להתעדכן, ואז "לצלם" את התוצאה הסופית ולשלוח אותה כחלק בלתי נפרד מגוף המייל.

טיפ של אלופים: "מנגנון אישור שליחה" (Approval Mechanism)

כשעובדים עם רשימות גדולות, אנחנו לא רוצים לשלוח מיילים בטעות לפני שהנתונים מוכנים ב-100%.

בקוד שצירפנו כאן בהמשך, הוספנו עמודה חכמה בגיליון האקסל: "האם לשלוח?".

הסקריפט מבצע בדיקה לוגית מהירה: רק אם הוא מזהה את המילה "כן" בעמודה הייעודית, הוא יבצע את השליחה. זה מאפשר לכם:

1. לבצע "הרצה יבשה" (Dry Run): לסמן "כן" רק בשורה שלכם ולוודא שהמייל יוצא מושלם.

2. שליחה מדורגת: לאשר רק לקוחות שסיימתם לעבד את הנתונים שלהם.

3. שליטה מלאה: למנוע שליחות כפולות או טעויות מביכות מול לקוחות.

איך זה עובד? (מאחורי הקלעים)

1. קריאת הרשימה: הסקריפט סורק טבלה המכילה שמות, כתובות מייל, סכומי הצעה ועמודת סטטוס ("כן"/"לא").

2. השתלת נתונים (Injection): עבור כל שורה מאושרת, הסקריפט כותב את הנתונים לתוך תאי התבנית בגיליון.

3. צילום דינמי ויישור לימין: ברגע שהתבנית התעדכנה, הסקריפט מצלם אותה ובונה מייל ב-HTML עם הגדרת dir='rtl' כדי שהעברית תישאר ישרה ומקצועית.

4. דיווח בזמן אמת: הסקריפט מדפיס הודעה על כל מייל שנשלח, כך שתוכלו לעקוב אחרי ההתקדמות.

לסיכום

שליחה המונית מותאמת אישית היא כבר לא נחלתם של מתכנתים בלבד. בעזרת Office Scripts, כל מנהל פרויקטים או איש כספים יכול להפוך את האקסל למערכת דיוור חכמה, חסכונית ומקצועית להפליא.

הקוד המלא לביצוע המשימה:

function main(workbook: ExcelScript.Workbook) {
  let ws = workbook.getActiveWorksheet();

  // 1. הגדרת טבלת אנשי הקשר (A עד D)
  // עמודה A: שם | B: מייל | C: סכום | D: האם לשלוח?
  let contactRange = ws.getRange("A20:D30"); 
  let contactValues = contactRange.getValues();

  // 2. הגדרת טווח התמונה לצילום (דינמי מתאים קודמים)
  let startCell = ws.getRange("E1").getText();
  let endCell = ws.getRange("E2").getText();
  let dynamicRangeAddress = startCell + ":" + endCell;

  // 3. ריצה בלולאה על כל השורות בטבלה
  for (let i = 0; i < contactValues.length; i++) {
    let name = contactValues[i][0].toString();
    let emailAddress = contactValues[i][1].toString();
    let amount = contactValues[i][2].toString();
    let shouldSend = contactValues[i][3].toString(); // עמודה D - הסטטוס

    // בדיקה: אם לא כתוב "כן" בעמודה D, דלג לשורה הבאה
    if (shouldSend !== "כן") {
      console.log("מדלג על: " + name + " (לא סומן 'כן')");
      continue;
    }

    // בדיקה נוספת שהנתונים הבסיסיים קיימים
    if (!name || !emailAddress) continue;

    // 4. השתלת הנתונים בתבנית הצעת המחיר
    ws.getRange("C3").setValue(name);
    ws.getRange("C12").setValue(amount);

    // 5. צילום הטווח המעודכן
    let rangeToCapture = ws.getRange(dynamicRangeAddress);
    let img = rangeToCapture.getImage();
    let imgHtml = '<img src="data:image/png;base64,' + img + '" style="width:450px; border:1px solid #ccc;"/><br/><br/>';

    // 6. בניית גוף המייל (RTL)
    let emailBody = 
      "<div dir='rtl' style='font-family: Arial, sans-serif; text-align: right;'>" +
      "היי " + name + ",<br/><br/>" +
      "מצרף בזאת את הצעת המחיר המעודכנת על סך: <strong>" + amount + "</strong><br/>" +
      "להלן פירוט הסעיפים המלא:<br/><br/>" +
      imgHtml + 
      "בברכה,<br/>" +
      "<strong>שלומי פוסטלניק</strong>" +
      "</div>";

    // 7. שליחת המייל
    OfficeScript.sendMail({
      to: emailAddress,
      subject: "הצעת מחיר מותאמת אישית עבור " + name,
      contentType: OfficeScript.EmailContentType.html,
      content: emailBody
    });

    console.log("בוצעה שליחה ל: " + name);
  }
}

טיפ קטן ממני: לפני שאתם לוחצים על הכפתור עבור רשימה גדולה, וודאו שכתובות התאים (כמו E1 ו-E2) מוגדרות נכון לטווח שאתם רוצים לצלם.

בהצלחה בשדרוג האוטומציה שלכם!

שלומי פוסטלניק הוא מייקרוסופט MVP, מומחה אקסל, אשר מעביר הדרכות פנים ארגוניות, בחברות וארגונים ובונה פתרונות בהתאמה אישית, על בסיס תוכנת אקסל, ו Power BI.
להדרכות או פתרונות אקסל  או Power BI צור קשר למייל shlomi@uniquetech.co.il

או שלח לי הודעה מ >> כאן <<