טיפ 37: שיתוף חוברת עבודה באקסל עם משתמשים נוספים

ישנה אפשרות לשיתוף חוברת עבודה אחת באקסל, עם משתמשים נוספים, על מנת לעבוד על אותו הקובץ בו זמנית , ואף לראות את השינויים , און-ליין.

כיצד עושים זאת?

ראשית, נקודת ההתחלה הבסיסית היא שקובץ האקסל יהיה מצוי בסיפריה בשרת משותף.

ברגע שפתחתי את הקובץ וברצוני לשתף את הקובץ עם משתמשים אחרים, ניגש ל:

בכרטיסיה סקירה > בקבוצה שינויים > בחר באפשרות שיתוף חוברת עבודה

וכך זה נראה בגרסת האנגלית של אקסל:

אישרנו לאקסל לשתף את חוברת העבודה על ידי סימן התיבה ב- V (אפשר שינויים על ידי יותר ממשתמש אחד באותו הזמן )

שימו לב כי ליד שמי מופיעה המילה Exclusive שמשמעותה 'בלעדי'. דהיינו , אני הוא המשתמש הבלעדי (בינתיים) בקובץ.

משלב זה, כל משתמש שיכנס לקובץ, אנו נראה אותו ברשימה:

לדוגמא, אנו רואים שחזי נכנס אל הקובץ (כולל השעה שהוא נכנס).

יש לנו אפשרות להסיר אותו על ידי לחיצה על Remove User או 'הסר משתמש',  ברגע שנלחץ נקבל את ההודעה הבאה:

ואז המשתמש (חזי) נעלם מהרשימה. מה שחזי יראה אצלו כשירצה לשמור את הקובץ הוא ההודעה הבאה:

שאומרת בעברית דבר פשוט: "אתה לא מחובר יותר לחוברת העבודה, משתמש אחר הסיר אותך מהקובץ או שמר את הקובץ ודרס את השינויים שלך."

(תיכף נראה כיצד נותנים הרשאות מי שומר מה? ומתי?)

אגב, אם חזי (המשתמש שהסרנו כאמור) ילחץ על OK  יפתח לו באקסל חלון 'שמירה בשם'.

מה שניתן להבחין ברגע שאנו מתחילים לשתף חוברת עבודה זה, שכל שינוי שנבצע בגיליון ירשם ע"י מעין הערה בתאים. שימו לב כי השינויים שאני ביצעתי בגיליון מסומנים במסגרות כחולות בעוד שהשינויים שביצע חזי, מסומנות בצבע אחר. כך כל משתמש מקבל צבע משלו וניתן לראות בברור מי עשה מה.

את השינויים הללו אנחנו לא רואים במיידי, אלא ברירת המחדל של האקסל היא שנראה את זה רק שנשמור את הקובץ.

כדי לקבוע מתי אקסל יסנכרן את השינויים שלנו עם משתמשים נוספים, ניגש שוב ל:

כרטיסית סקירה (Review) > בקבוצה שינויים (Changes) > בחר באפשרות שיתוף חוברת עבודה (Share Workbook)

בחלון זה אנו מגדירים את כל מה שנוגע ל:

  • מעקב אחר השינויים השונים של חוברת העבודה,
  • תיזמון שמירת השינויים של הקובץ, של כלל המתשתמשים,
  • ומה קורה שיש התנגשויות (קונפליקטים) בין משתשמים. מיד נרחיב מה זה אומר….

כיוון שחוברת העבודה נמצאת בשימוש מספר משתמשים , יכול להיווצר מצב שמספר משתמשים ישנו או יעדכנו את אותם תאים. מכיוון שכך, אקסל מאפשר ניהול של קונפליקטים/התנגשויות כאלה, ומתריע בפני אותו משתמש (לדוגמא בזמן שהוא מעוניין לשמור את הקובץ) כי קיימים התנגשויות, ויותר מכך הוא האקסל יראה לך באילו תאים יש התנגשויות, וכיצד אתה (המשתמש) מעוניין לטפל בהן. או במילים פשוטות אקסל שואל: "איזה נתונים אתה רוצה שאני אקבל/אשמור?"

ברגע תרצה לשמור את הקובץ, וקיימת התנגשות, חלון 'פתרון התנגשויות' יופיע לך:

ויחכה "שתגיד לו": איזה נתונים לקבל? את שלך? או אולי את אלו של המשתמש האחר? הוא יראה לך בחלון, את הנתונים שלך אל מול המתשמש האחר. ניתן גם לאשר לו לקבל את כל השינויים של האחר בלחיצה אחת או לחלופין לקבל את הנתונים שלי ולדחות את השינויים של האחר.

במידה ואכן תדחה את השינויים של האחר, המשתמש האחר, ברגע שירצה לבצע שמירה של הקובץ, הוא יקבל את ההודעה הבאה:

שלמעשה מודיעה ומתריעה לאותו משתמש כי חוברת העבודה נשמרה עם שינויים של משתמש אחר.

המלצה שלי היא, ברגע שאתה רואה התנגשות, תרים טלפון לזה שאתה רואה כי הנתונים שלו מתנגשים לשלך , ובדקו ביחד של מי הנתונים הם אלו שצריכים להיות מעודכנים.

אקסל מאפשר לקבוע "חוקים" (Rules) בנוגע לשינויים בין המשתמשים השונים. לדוגמא להגביל או לחלופין לאפשר לקובץ להתעדכן. כדי לעשות זאת:

יפתח לנו החלון הבא:

אשר יאפשר לנו לקבל או לדחות שינויים ממשתמש מסויים. ברירת המחדל היא לקבל שינויים מכל המשתמשים.

אפשרות נוספת שיש בשיתוף קבצים הוא, לקבל דוח מפורט, שיפתח בגיליון חדש בחוברת העבודה שלנו, בו נקבל פרוט מלה אילו תאים שונו, על ידי איזה משתמש ומתי (שעה מדוייקת).

כדי לקבל זאת ניגש לכאן:

יפתח לנו החלון הבא:

ברגע שנלחץ על OK  (או אישור) , יתווסף לנו גיליון נוסף בחוברת העבודה אשר יציג לנו את כל השינויים שנעשו בקובץ (עד השמירה האחרונה) . זה נראה כך:

ומה בדבר הגנה על חוברת עבודה משותפת ?

באופן עקרוני, בקובץ אקסל משותף לכל המשתמשים יש את אותן ההרשאות.

כלומר אם מישהו ירצה למחוק את היסטורית השינויים ( LOG) … האפשרות קיימת.

איך מונעים זאת ?

בחר בכרטיסיה סקירה > בקבוצה שינויים > לחץ על הכפתור הגנת חוברת עבודה משותפת

יופיע לך החלון הבא:

שים לב כי האפשרות של שמירת חוברת עבודה משותפת עם סיסמה אפשרית רק בזמן אם הגנת על חוברת העבודה לפני ששיתפת אותה.

הכנס סיסמא שבאמצעותה תגן על חוברת העבודה.

כך תמנע ממשתמשים אחרים למחוק את היסטוריה השינויים בחוברת העבודה המשותפת.

ועוד בנוגע להגנת חוברת עבודה משותפת….

אם אתה מעוניין להגן עוד יותר על קובץ אקסל משותף, למשל, אם אתה רוצה להחליט שבתאים מסויימים, אף משתמש לא יוכל לגעת ורק בתאים מסויימים יוכלו לבצע שינויים.

זה ניתן באמצעות האפשרות הרגילה של הגנת גיליון.

באם אתה מחליט להגן על גיליון משותף גם באמצעות הגנת גיליון, אז חשוב שתשמור על סדר הפעולות הבא :

  1. עצב את הגיליון כראות עיניך, החלט אילו תאים ניתנים לעריכה ואילו נעולים
  2. הפעל את הגנת הגיליון ולאחר מכן שמור!
  3. עתה הפעל את הגנת ושיתוף של חוברת עבודה– הכפתור הזה כבר הופך את החוברת למשותפת ומונע כמובן שינויים בעיצוב, בנוסף על הגנת הגיליון הרגילה.

הגבלות

ישנן מספר הגבלות בשיטת שיתוף הקבצים ואלו הם:

  1. אחרי שהופכים גיליון למשותף, אי אפשר לשנות את העיצוב שלו (כלומר, גובה שורות, רוחב עמודות, צבעים ופונטים וכדומה).
  2. לא ניתן לשתף חוברת עבודה המכילה 'טבלאות' (הכלי המובנה באקסל ליצירת 'טבלאות' ב הוספה>>טבלה). כך שעליכם יהיה להפוך את ה'טבלה' לטווח רגיל, לשמור, ורק אז לשתף.
  3. לא ניתן לשתף חוברת עבודה המכילה 'טבלאות ציר' .